Returvarer og kreditnotaer: sådan tjekker I at antallet stemmer

Kort svar: Kreditnotaen på returvarer siger ét antal, og jeres eget returregnskab siger måske et andet. Tag jeres sidste 10 kreditnotaer og hold dem op mod det I selv har noteret. Hos Nielsen Electric A/S laver en agent det første tjek: stemmer ordre, varenummer og antal, bliver rækken grøn. Stemmer det ikke, rører den ingenting.

Kreditnotaen sagde 15 stk.

Returregnskabet sagde 1.

Så skal nogen finde ud af hvorfor. Og det er tit et menneske der sidder med Excel i den ene skærm og indbakken i den anden, og holder linjerne op mod hinanden en for en.

Hvordan laver en agent tjekket?

Hos Nielsen Electric A/S er det nu en agent der laver det første tjek på returvarer fra AO.

1. Den henter kreditnotaerne fra Ordrestyring.
2. Den finder rækken i Returregnskabet med samme ordre og varenummer.
3. Stemmer antallet, bliver rækken grøn med dato og kreditnotanummer.
4. Stemmer det ikke, rører den ingenting.

Ved tvivl bliver der ikke godkendt noget. Så bliver sagen liggende til et menneske.

Den startede supervised: jeg kiggede hver eneste igennem, før den skrev noget i arket. I dag godkender den selv kreditnotaen, når alt stemmer. Ved tvivl rører den stadig ingenting.

Er det et problem hos jer?

Tag jeres sidste 10 kreditnotaer på returvarer og hold dem op mod det I selv har noteret. Stemmer antallet på alle 10?

Hvis ikke, så ved I hvor I skal kigge.

Det er det jeg laver. Jeg bygger systemer der tager kontorarbejdet ud af hverdagen hos håndværksvirksomheder, så der bliver mere tid til det der faktisk giver mening.

Sidder du med noget der ligner, må du gerne skrive til mig. Så kigger jeg på det.

Tak til Morten Langløkke.